Автоматизированное рабочее место делопроизводителя. Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами Правильно оборудованное рабочее место, красивый дизайн служебного помещения, здоровый микроклимат создают хорошее рабочее настрое

Глава 2. Оснащение и оборудование рабочего места

На эффективность труда решающее влияние оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения различных обязанностей, средствами связи и служебной мебелью - так называемая оргтехника.

Выделяют следующие виды (классы) средств труда:

· средства составления документов:

Пишущие машинки (ручные и электрические),

Диктофоны,

Средства копирования и размножения документов,

Ручки автоматические,

Карандаши;

· средства обработки и оформления документов:

Резальное,

Скрепляющее и склеивающее оборудование, и материалы,

Адресовальные и штемпельные устройства,

Машины для нанесения защитных покрытий;

· средства хранения и группировки документов:

Средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами),

Разного рода картотеки,

Специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент,

Машины для уничтожения ненужных документов;

· средства выполнения вычислительных операций:

Счетно-справочные линейки,

Микрокалькуляторы разных видов,

Механические вычислительные машины, ПЭВМ;

· средства обеспечения оперативной связи:

Телефонная связь,

Радиосвязь,

Директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно,

Концентраторы,

Автоответчики,

Двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;

· специальная служебная мебель:

Мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.

При выборе необходимых средств оргтехники следует иметь в виду, что приобретение и использование оргтехники - не самоцель, а средство для повышения оперативности выполнения и снижения трудоемкости управленческих работ, а также решение ряда социальных проблем управленческого труда (снижение доли затрат на выполнение рутинных операций, средство мотивации труда, престижности работ и др.). Поэтому прежде чем выбрать и закупить средства технического оснащения, надо проанализировать реальные потребности в том или ином средстве и оценить преимущества его применения.

При выборе конкретного образца оснащения необходимо учитывать характер выполняемых операций, объем и трудоемкость работ, служебные взаимосвязи между отдельными работниками и различными службами. Следует выбрать тот вариант, который позволяет выполнять работу более экономично. Решая проблему выбора тех или иных средств оргтехники, целесообразность их внедрения в процессы труда, учитывают не только преимущества, но и издержки.

В состав рабочего места обязательно должны входить шкафы для документов и справочной литературы. В целях экономии рабочего пространства такие шкафы могут размещаться на стене или перегородке около рабочего стола. Шкаф для документов в целях обеспечения сохранности последних должен запираться на ключ. В том случае, если у секретаря хранятся и документы, составляющие коммерческую тайну, лучше оборудовать его рабочее место специальным сейфом для документов. Полки для канцелярских принадлежностей, телефона, также лучше закреплять на стене или перегородке, оставляя на столе больше пространства для работы. Желательно оснастить рабочее место специальным переговорным устройством, которое позволит секретарю, не входя лишний раз в кабинет руководителя, быстро сообщать последнему необходимую информацию.

В состав рабочего места должны входить три зоны:

Основная - стол с приставками;

Вспомогательная - комбинированные шкафы;

Обслуживания посетителей.

Общая площадь рабочего места должна быть в пределах 12-16кв.м. По мнению специалистов, зона обслуживания посетителей - это визитная карточка учреждения, по которой люди оценивают культуру работы и качество труда. Эта зона должна быть продуманной и уютной. Если посетителя по тем или иным причинам сразу не может принять руководитель, то посетитель должен удобно сесть, его должен окружать красивый цветовой и световой художественный ансамбль, включающий окраску помещения, источники света и озеленение. Рядом с основной и вспомогательными частями рабочего места секретаря должен быть журнальный столик и одно-два удобных кресла. На столик следует положить свежие газеты и журналы, чистую бумагу, карандаши или ручки.

Нецелесообразно, чтобы мебель для посетителей занимала слишком много места и отличалась от общего стиля мебели, используемой в фирме. Именно поэтому специалист не рекомендуют ставить в приемной мягкую мебель. Она занимает много места, быстро пачкается и деформируется. В то же время использование стульев и обычных столиков на колесиках позволит быстро изменить предназначение приемной, использовав ее как комнату для совещаний и т.п. В том случае, если в фирме нет специального гардероба, в приемной должна быть или вешалка, или шкаф для одежды, где посетители могли бы повесить верхнюю одежду. Для зрительного комфорта и общего впечатления от приемной большое значение имеет и ее эстетическое оформление. Прежде всего, следует, использовать в интерьерах живые цветы. Они пополняют запасы кислорода, отчасти нейтрализируют вредное действие средств вычислительной и организационной техники и, кроме того, придают уют рабочему помещению. Цветочная композиция должна гармонировать с общим стилем, в котором выдержан интерьер. Помимо цветов, для оформления офиса и его приемной используют произведения живописи, графики, мелкой пластики и другие элементы декоративного оформления.

Рабочее место секретаря должно комплектоваться достаточным набором технических средств, канцелярских принадлежностей, средств организационной технике, отвечать требованиям эргономики. Служба делопроизводства находится обычно рядом с приемной руководителя, а секретарь-референт располагается в приемной руководителя или фирмы. Если учесть, что приемная - это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создается первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно значение, которое придается ее оборудованию. Служба делопроизводства также одно из наиболее посещаемых подразделений учреждения, поэтому его интерьеру уделяется повышенное внимание. Рабочее место сотрудника, которому приходится по роду деятельности наиболее часто принимать посетителей, надо размещать недалеко от входа в помещение. При размещении мест сотрудников, работающих в одной комнате, принимаются во внимание их деловые контакты. Постоянно работающие шумные устройства желательно располагать в отдельном помещении, оборудованном звукоизолирующими материалами. Располагая рабочие места, учитывают размеры, рекомендуемые.

2.1 Расстояние до экрана монитора

Сядьте так, чтобы монитор был на расстоянии 60-70 сантиметров от глаз (расстояние вытянутой руки). Неправильное расстояние увеличивает нагрузку на глаза. Чтобы глаза отдыхали, переводите взгляд с экрана на что-нибудь еще несколько раз в час. Например, посмотрите полминуты в окно. Дайте глазам расслабиться. Не забывайте иногда стирать пыль с экрана.

Безопасность технологического процесса и оборудования на рабочем месте электросварщика ручной сварки ОАО "Ижевский машзавод"

Рабочим местом электросварщика является закрепленный за рабочим или бригадой участок производственной площади, оснащенной в соответствии с требованиями осуществляемого технологического процесса определенным оборудованием, инструментом...

Безопасность труда на рабочем месте бухгалтера

рабочее место бухгалтер труд охрана Большое значение имеет характер работы. В частности, при организации рабочего места бухгалтера должны быть соблюдены следующие основные условия: оптимальное размещение оборудования...

Компоновка рабочего места сверловщика

Трудовая активность человека во многом определяется условиями, в которых он работает. К ним, прежде всего, относятся рабочее пространство и рабочее место. Под рабочим пространством понимается некоторый объем...

Компьютер и безопасность

Рациональное освещение рабочего места является одним из важнейших факторов, влияющих на эффективность трудовой деятельности человека, предупреждающих травматизм и профессиональные заболевания...

Компьютер и безопасность

1. Приступая к работе на компьютере, необходимо осмотреть рабочее место и убедиться в отсутствии видимых повреждений оборудования. 2. Монитор должен быть установлен прямо перед пользователем, на расстоянии 60-70 см...

Микроклимат производственных помещений

Производственные процессы и отдельные операции, сопровождающиеся образованием и выделением конвекционного и лучистого тепла, должны быть автоматизированы или обеспечены устройствами дистанционного наблюдения...

Организация рабочего места токаря

Конструкция и расположение средств освещения должны обеспечивать освещение поверхности...

Основные производственные опасные и вредные факторы, воздействующие на программиста

Работа программиста происходит в помещениях, поэтому освещение в них должно приближаться к оптимальным условиям зрительного солнечного освещения. Требования к освещенности в помещениях, где установлены компьютеры...

Рабочее место на предприятии: планировка, оснащение и аттестация

Оснащение рабочего места - это система укомплектования рабочего места основным и вспомогательным оборудованием, технологической и организационной оснасткой в количестве...

Система охраны труда на предприятии

ОАО «Минский подшипниковый завод» является предприятием металлурго - машиностроительного комплекса Республики Беларусь...

Современные требования к охране труда в России на примере УПФР в Сланцевском районе

Учреждение ПФР в Сланцевском районе расположено в отдельном здании. Размеры помещений регламентируются нормативными требованиями, возможностями строительной индустрии, соответствуют санитарно-гигиеническим требованиям...

Улучшение условий труда слесаря по сборке металлоконструкций

Анализ рабочего места слесаря по сборке металлоконструкций включает в себя анализ безопасности рабочего места, анализ безопасности условий труда и гигиеническую оценку условий труда...

Условие труда. Чрезвычайные ситуации техногенного характера. Устойчивость функционирования объектов экономики

Рабочее место - основной элемент системы управления персоналом. Рабочее место - место постоянного или временного пребывания работающих в процессе трудовой деятельности. Рабочее место можно рассматривать с двух точек зрения: 1...

Эргономические требования к организации рабочего места инженера по стандартизации

Стены помещения могут быть желтого цвета с красно-зелеными вкраплениями. Желтый и красный цвета - это теплые цвета, вызывающие психологическое ощущение тепла, производящие оживляющее впечатление. Это активные цвета, динамические...

1. Понятие «унификация», «стандартизация», «трафаретизация» и их особенности 3

2. Составить и оформить докладную записку коменданта молодежного общежития руководителю предприятия или подразделения о готовности общежития к осенне-зимнему периоду. 5

3. Составить и оформить телеграмму, извещающую руководителя предприятия о возможности участия ее работников в научно-практическом семинаре повышения квалификации. 6

4. Архив учреждения. Его функции и основные требования к нему. 7

5. Рабочее место делопроизводителя (секретаря-референта), основные требования 11

Список литературы.. 14

1. Понятие «унификация», «стандартизация», «трафаретизация» и их особенности

Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их стандартизация, т.е. унификация.

Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создании классификатора управленческой документации.

Направлением унификации является создание трафаретных текстов. Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентичные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные реквизиты), для переменных - оставляют свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.

Трафаретные документы требуют значительно меньше времени на составление.

Широкое распространение получили анкеты – «опросный лист для получения сведений». Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анкетирования можно собирать любые сведения. В УСОРД дана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов (по приему, переводу, увольнению работников организации) и докладных записок.

Отдельной задачей является изучение самих документов, поступающих в учреждение извне (входящих) и создаваемых в нем. Это наиболее трудоемкая и кропотливая часть исследования. Вся совокупность документов или какая-то их часть могут изучаться как для рационализации технологического процесса их обработки, так и для решения вопросов унификации и трафаретизапии документов по форме и содержанию. Для рационализации делопроизводственных процессов из документов могут быть получены сведения о составе корреспондентов и основных вопросах переписки. Эти данные необходимы при составлении классификаторов, решении вопросов прямоточности движения документов, автоматизации документооборота. Унификация и трафаретизация требует просмотра больших массивов документов. На стадии обследования необходимо лишь решить вопрос о возможности и целесообразности проведения таких работ.

2. Составить и оформить докладную записку коменданта молодежного общежития руководителю предприятия или подразделения о готовности общежития к осенне-зимнему периоду

Молодежное Директору предприятия

общежитие № 6 «Контакт»

Иванову А.Б.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

17.09.2004 г. г. Новосибирск

О готовности общежития

Доводим до Вашего сведения, что после капитального ремонта, длящегося с 15 января 2004 г. по 12 сентября 2004 г. общежитие № 6 по ул. Нимировича-Данченко, 154 готово к осеннее-зимнему режиму.

Комендант молодежного

Общежития подпись В.Г. Руднев

В дело № 143/3

3. Составить и оформить телеграмму, извещающую руководителя предприятия о возможности участия ее работников в научно-практическом семинаре повышения квалификации

РУКОВОДИТЕЛЮ ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «ИНТЕЛ-СИНТЕЗ» ХАРЛОВУ М.С.

ИЗВЕЩАЕМ ВАС О ПРОХОЖДЕНИИ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКОГО СЕМИНАРА НА ОСНОВЕ ЗАО «ЛОГОС» зпт В КОТОРОМ ВАША ОРГАНИЗАЦИЯ МОЖЕТ ПРИНЯТЬ УЧАСТИЕ тчк СЕМИНАР СОСТОИТСЯ ПЯТОГО МАРТА ДВЕ ТЫСЯЧИ ПЯТОГО ГОДА тчк

ДИРЕКТОР ЗАО «ЛОГОС» А.И. Петров

104456, Москва, Садовая, 5 МП ЗАО «ЛОГОС»

4. Архив учреждения. Его функции и основные требования к нему

Архив учреждения создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной архивной службы.

Положение об архиве учреждения разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством учреждения по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы.

Архив учреждения работает по планам, утверждаемым руководством учреждения, и отчитывается перед ним в своей работе.

Контроль за деятельностью архива учреждения осуществляет руководство учреждения.

Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет соответствующее учреждение Государственной архивной службы.

Состав документов архива. В архив поступают:

1. законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу; (документы по личному составу могут поступать в соответствующий архив документов по личному составу при местном органе исполнительной власти.

2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;

3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации;

4. личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив;

5. служебные и ведомственные издания;

6. научно-справочный аппарат к документам архива.

Задачи и функции архива

1. Основными задачами архива являются:

1.1. комплектование документами;

1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;

1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения;

2. В соответствии и возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ;

2.2. разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;

2.3. составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ;

2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

2.6. организует использование документов:

информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные оправки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

2.7. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;

2.8. оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения,

2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения;

2.10. ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.

Права архива. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения.

2. запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

5. Рабочее место делопроизводителя (секретаря-референта), основные требования

Создание и поддержание оптимальных условий труда секретаря-референта является одной из важнейших предпосылок его эффективной и безопасной работы.

Основным документом, определяющим условия труда на персональных ЭВМ, являются «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам (ВДТ), персональным электронно-вычислительным машинам (ПЭВМ) и организации работы. Санитарные нормы и правила» (СанПиН 2.2.2.542-96), которые были утверждены и введены в действие постановлением Госкомсанэпиднадзором России от 14 июля 1996 г. № 14.

Помещение, в котором расположено рабочее место секретаря (далее – офис), не должно граничить с помещениями, в которых уровни шума и вибрации превышают нормируемые значения.

Офис должен быть оборудован системами отопления, кондиционирования воздуха или эффективной приточно-вытяжной вентиляцией. Полимерные материалы, используемые для внутренней отделки интерьера офиса, должны быть разрешены для применения соответствующими органами и учреждениями.

Поверхность пола офиса должна быть ровной, без выбоин, не скользкий, удобный для очистки и влажной уборки, обладать антистатическими свойствами.

В соответствии с требованиями документа помещение, в котором располагается рабочее место секретаря должно иметь естественное и искусственное освещение.

При этом расположение рабочего места в подвальных помещениях не допускается.

Площадь размещения рабочего места секретаря должна составлять не менее 6,0 кв. м, а объем помещения, в котором оборудовано рабочее место секретаря, должен быть не менее 20,0 куб. м.

В офисе должна ежедневно проводиться влажная уборка.

Офис должен быть оснащен аптечкой первой помощи и углекислотными огнетушителями.

Естественное освещение офиса должно осуществляться через светопроемы (окна), ориентированные преимущественно на север и северо-восток, и обеспечивать коэффициент естественной освещенности (КЕО) не ниже 1,2% в зонах с устойчивым снежным покровом (в зимний период) и не ниже 1,5% на остальной территории РФ.

Рабочие места по отношению к световым проемам должны располагаться так, чтобы естественный свет на поверхность столов падал с боку, преимущественно слева.

Искусственное освещение в офисе должно осуществляться системой общего равномерного освещения в виде сплошных или прерывистых линий светильников, расположенных сбоку от рабочих мест, параллельно линии зрения секретаря при работе на ПЭВМ.

Желательно, чтобы рабочий стол секретаря имел достаточное количество ящиков для размещения документов и рабочих аксессуаров, один из этих ящиков должен запираться на ключ.

Непосредственно на рабочем столе следует расположить:

· Настольный офисный набор канцелярских принадлежностей (включает в себя ручки, карандаши простые, маркеры 2-3 цветов, скотч узкий, ластик и др.);

· Табель-календарь на текущий год;

· Бювар (календарь-еженедельник) для ведения текущих записей;

· Контейнер для сортировки поступающей корреспонденции;

· Подставку-пюпитр для материала, используемого при перепечатке, или копи-холдер;

· Визитницу;

· Коробку для дискет.

В ящиках рабочего стола следует расположить:

· Бумагу (в том числе бумагу для черновиков и бумагу копировальную);

· Бланки документов;

· Записную книжку, ежедневник для участия в работе совещаний и записи поручений руководителя;

· Портфель или папку для бумаг;

· Файлы, папки-уголки;

· Конверты;

· Датер-нуменатор, штемпели «На контроль», «Исх. №_», «Вх №_» и др.;

· Степлер, дестеплер, дырокол, ножницы.

Конструкция рабочего кресла секретаря должна обеспечивать поддержание рациональной рабочей позы в процессе работы на ПЭВМ, позволять изменять позу с целью снижения напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения развития утомления.

Рабочее кресло должно быть подъемно-поворотным, регулируемым по высоте и углам наклона сиденья спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья.

Экран ПЭВМ должен находиться от глаз секретаря на расстоянии 600- 700 мм (с учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов), но не ближе 500 мм.

Кроме того, для удобства в обращении с документами рабочее место секретаря должно быть оснащено легко перемещаемым пюпитром для документов.

Список литературы

1. Приказ Росархива от 18.08.1992 № 176 «О примерном положении об архиве государственных учреждений, организаций, предприятий».

2. Адреева В.И. Делопроизводство. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997.

3. Басаков М.И. Справочник секретаря-референта. М.: Феникс, 2003.

4. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. М.: Делопроизводство, 2004.

5. Кировский М.Р. Делопроизводство. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004.

6. Кузнецов И.Н. Секретарь-референт: Учебно-практическое пособие. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2004.

Кировский М.Р. Делопроизводство. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. С. 45.

Басаков М.И. Справочник секретаря-референта. М.: Феникс, 2003. С. 17.

Приказ Росархива от 18.08.1992 № 176 «О примерном положении об архиве государственных учреждений, организаций, предприятий».

Бондырева Т.Н. Секретарское дело. М.: Делопроизводство, 2004. С. 112.

Кузнецов И.Н. Секретарь-референт: Учебно-практическое пособие. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2004. С. 27-33.



ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СОТРУДНИКА ОФИСА

1. Общие требования к организации рабочего места

2. Требования к микроклимату и санитарно-гигиеническому режиму рабочего места

3. Требования к размещению и оборудованию рабочего места

4. Требования к условиям труда ответственного за делопроизводство

СанПиН 2.2.2.1332-03 "Гигиенические требования к организации работы на копировально-множительной технике"

СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы

СанПиН 2.2.4.1294-03 "Гигиенические требования к аэроионному составу воздуха производственных общественных помещений",

Цель рационального размещения персонала состоит в том, чтобы уменьшить время, необходимое для выполнения работы, устранить ненужные перемещения служащих, обеспечить хорошие условия труда и уменьшить напряжение и утомляемость сотрудников, наиболее экономно использовать площади и максимально повысить производительность труда персонала.

Поскольку любой офис находится в здании, то изначально необходимо соблюдать ряд правил при распределении помещений:

В первую очередь размещать крупные структурные подразделения (администрация, канцелярия, бухгалтерия, отделы маркетинга, кадров) и учитывать возможность их расширения.

Смежные отделы и службы размещать рядом друг с другом, чтобы минимизировать время на обмен информацией.

Отделы, связанные с приемом посетителей (сбыт, кадры, бухгалтерия), должны размещаться рядом со входом, лифтом и лестничной площадкой.

Складские, множительные и транспортные подразделения должны быть изолированы от приема посетителей и офисных помещений.

Туалеты и курительные комнаты должны быть на каждом этаже и легко доступны клиентам и сотрудникам.

Планировка рабочих мест осуществляется исходя из площади помещений, числа сотрудников, норматива площадей на одного сотрудника и проектируемой мебели и оборудования:

1. общая и полезная площади здания, а также планировка комнат определяется по рабочим чертежам здания;

2. число сотрудников определяется штатным расписанием предприятия;

3. нормы площадей на одного сотрудника различны в разных странах.

При планировке целесообразно сразу определить, кто из руководителей предприятия и его заместителей будет иметь отдельные кабинеты. Начальникам отделов лучше сидеть непосредственно в отделах: это улучшит управляемость и дисциплину.

Таблица 1. Нормы площадей для размещения служащих в различных странах (кв.м)

Современный офис - это сложная комплексная система, синтезирующая в себе несколько компонентов:

• рабочие помещения;
• оргтехнические средства;
• документационное и информационное обеспечение;
• кадры служащих.

В этой связи организация рабочего места включает в себя:

• оснащение рабочего места необходимой мебелью, техническими средствами и приспособлениями в соответствии с характером выполняемой работы;
• их рациональное расположение;
• создание благоприятных гигиенических и психологических условий.

В состав рабочего места работника (сотрудника) офиса входит 3 зоны:

Основная – стол с приставками;

Вспомогательная – комбинированные шкафы;

Зона обслуживания посетителей (если по долгу своей работы сотруднику приходится общаться с ними).

Общая площадь рабочего места должна быть в пределах 12-16 м 2 , но иногда может быть и более.

По мнению специалистов, зона обслуживания посетителей – это визитная карточка учреждения, по которой люди оценивают культуру работы и качества труда. Эта зона должна быть продуманной уютной, представлять собой красивый цветовой и световой художественней ансамбль, включающий источники света и озеленения.

Рядом с основной и вспомогательными частями рабочего места целесообразно расположить журнальный столик и 1-2 удобных кресла. На столике могут находиться газеты и журналы, бумага для записи, ручки и карандаши.

Рабочее место строится в модульном варианте из взаимодополняемых и заменяемых элементов.

Конфигурация и площадь рабочего места должны обеспечивать:

• размещение необходимого количества персональных компьютеров (ПК), предназначенных для выполнения работ по обработке документов - из расчета не менее 6 м 2 на один ПК с видеотерминалом на базе электронно-лучевой трубки (В ДТ на ЭЛТ) и не менее 4,5 м2- на один ПК с ВДТ на базе плоских дискретных экранов (ПДЭ), в т. ч. жидкокристаллических, плазменных и т. д. (СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03);
• размещение офисной мебели, предназначенной для установки ПК и периферийных устройств к ним, а также для хранения документов, бланков, расходных материалов, машинных носителей информации, запасного имущества и принадлежностей;
• размещение вспомогательного оборудования, в частности, предназначенного для поддержания в помещении заданных параметров микроклимата, а также сигнализации, связи, пожаротушения, освещения и т. д.

С целью обеспечения надежности функционирования делопроизводства целесообразно включать в состав рабочего места не менее двух ПК, один из которых предназначается для хранения документированной информации в электронном виде, а в случае выхода из строя другого ПК используется для выполнения всех остальных видов работ. Таким образом, для размещения автоматизированного рабочего места необходимо не менее 9-12 м 2 . При этом автоматизированное рабочее место не следует располагать вблизи силовых кабелей, вводов и технологического оборудования, создающего помехи в работе ПК, например, расположенных в смежных помещениях. Оборудование помещения делопроизводства защитным заземлением (занулением) в соответствии с техническими требованиями по эксплуатации является обязательным.

Для размещения средств хранения документов - шкафов, сейфов, стеллажей - потребуется примерно такая же площадь (9-12 м 2). При расстановке средств хранения документов следует принимать во внимание предусмотренные на этот счет нормы Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 06.02.2002 (далее - Основные правила) (табл. 2).

Таблица 2 Нормы расстановки средств хранения документов

Таким образом, общая площадь помещения должна составлять 18-24 м 2 . Целесообразно предусмотреть деление помещения на функциональные зоны: зону обработки документов, зону хранения документов, вспомогательную зону. Во вспомогательной зоне размещается шумящее оборудование - например, матричные принтеры, - а также копировально-множительное оборудование типа "ксерокс" и лазерные принтеры, при этом осуществляются мероприятия по защите работников от вредного воздействия шума и электростатического поля, образующегося при работе указанного оборудования.

Оборудование помещения системами отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха, электротехническими устройствами и искусственным освещением производится в соответствии с требованиями действующих нормативных документов. Для внутренней отделки интерьера помещения следует использовать диффузно-отражающие материалы с коэффициентом отражения; для потолка – 0,7-0,8, для стен – 0,5-0,6, для пола - 0,3-0,5.

Использование для внутренней отделки интерьера полимерных материалов допускается только при наличии соответствующего санитарно-эпидемиологического заключения. Рабочее место должно иметь естественное и искусственное освещение, соответствующее требованиям действующей нормативной документации. Желательно, чтобы окно (окна) помещения были ориентированы на север и (или) северо-восток, а оконные проемы оборудованы регулируемыми устройствами типа жалюзи, занавесей, внешних козырьков и т.д. Жалюзи (занавеси) должны быть однотонными, гармонирующими с окраской стен помещения.

Входная дверь помещения должна открываться в сторону коридора, иметь надежные замки и сигнализацию, выведенную на пульт охраны (дежурного администратора) предприятия. Внутренняя дверь (при наличии в помещении тамбура) также оборудуется замком с автоматически защелкивающимся язычком.

Помещение должно быть оснащено аптечкой для оказания первой медицинской помощи (с внутренней описью) и углекислотными огнетушителями. Содержимое аптечки должно регулярно обновляться, а огнетушители - своевременно перезаряжаться (заменяться).

Для срочной эвакуации документов - например, при пожаре - в помещении (в строго определенном месте) должно храниться необходимое количество мешков из плотной темной ткани, снабженных приспособлениями для завязывания (стягивания) горловин, Опись имущества, находящегося в помещении, таблички с пояснительными и предупредительными надписями располагаются на видных местах в соответствии с правилами, действующими на предприятии.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Факультет Автоматики и Электромеханики

Кафедра «Информатика»

Специальность 350800

«Документоведение и документационное обеспечение управления»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Документоведение и документационное

обеспечение управления»

на тему:

«ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ»

Выполнила: ст. гр. ДАД -21

специальности 350800

Аюбова Д.Г.

Проверила: ст.пр.

Сарсенова Ж. Ж.

Астрахань 2009

• Введение 3
• 1 Положение о службе делопроизводства 6
• 2 Должностные инструкции 15
• 3 Организация рабочих мест 28
• Заключение 32
• Список литературы 33

Введение

Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой - структурным подразделением управлением, департаментом, отделом, сектором, группой и т.д. Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. Далее обобщенно я буду называть ее службой делопроизводства. В небольших учреждениях, фирмах, где объем обрабатываемых документов невелик и создание, специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой делопроизводства, возлагают на делопроизводителя.

Важным вопросом в постановке делопроизводства является определение структуры делопроизводственной службы и ее должностного состава.

В зависимости от объема работ (объема документооборота организации) служба делопроизводства может включать несколько структурных подразделений, например, секретариат (или несколько, если свои секретариаты имеют заместители руководителя учреждения экспедицию (здесь, в свою очередь, могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и др.); бюро учетно-справочной работы (в нем могут быть группы регистрации, информационно-справочного обслуживания); отдел (бюро) контроля; отдел (бюро) писем приема граждан; группа печати и размножения документов; отдел автоматизации; архив и др.

В учреждениях меньшего масштаба возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу ведет один секретарь.

Численный состав и номенклатура должностей работников службы делопроизводства также определяются исходя из функций и объем работ службы. Кроме того, в каждом структурном подразделении может быть секретарь, ведущий делопроизводство в отделе. При отсутствии такового руководитель подразделения должен назначить одного из сотрудников отдела ответственным за ведение делопроизводства.

Рациональная организация постановки делопроизводства начинается с определения организационно-правового положения службы, ее структуры, функций, прав и обязанностей всех, кто занимается документационным обеспечением. Для этого следует разработать организационно-правовые документы: положение о службе делопроизводства и должностные инструкции на каждого работника, занимающегося делопроизводственным обслуживанием, инструкцию по организации делопроизводства. Организационно-правовые документы содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус структурного подразделения, его компетенцию, структуру, должностной состав, функциональное содержание деятельности работников подразделения, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Положения, содержащиеся в организационно-правовых документах, строго обязательны для исполнения. Эти документы подлежат утверждению руководителем организации.

1 ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

"Положение" - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения Единая государственная система делопроизводства. - М., 1975. С.76. .

Уже само определение этого вида документа раскрывает его содержание. Положение о структурном подразделении - документ, имеющий длительный срок действия, и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Положение входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста:

Общие положения;

Цели и задачи;

Функции;

Права и обязанности;

Руководство;

Взаимоотношения (служебные связи);

Организация работы.

Составляя положение о службе делопроизводства в организации (общем отделе, канцелярии, секретариате и т.д.), можно воспользоваться Примерным положением о службе документационного обеспечения управления, помещенном как приложение в Государственной системе документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991, приложение 12. С. 86-93. , учитывая, конечно, когда этот документ создавался, и Примерным положением службе Документационного обеспечения управления, данном в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Эти документы рассчитаны на крупные организации, но они содержат все разделы и помогут при отработке формулировки положения о службе делопроизводства в организации.

Начинается Положение о службе делопроизводства с раздела "Общие положения", в котором важно указание на то, что служба делопроизводства (канцелярия, секретариат и т.п.) является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю. Таким образом, сразу определяется место службы ее значимость. Далее можно указать структуру службы. Например, состав службы входят: секретариат руководства, экспедиция, группа регистрации и контроля, архив, бюро печати и размножения документов и т.д. В этом же пункте записывается, что численность и штат службы определяются штатным расписанием организации (фирмы).

Учитывая, что Положение действует длительный период, в нем не следует указывать конкретное количество или должности, входящие в штат службы на момент составления Положения (с ростом фирме штаты службы могут быстро измениться).

Обязательным в разделе "Общие положения" является пункт - какими законодательно-нормативными актами руководствуется служба в своей деятельности. Этот пункт можно написать обобщенно типе "Служба делопроизводства в своей деятельности руководствуете законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями распоряжениями Правительства Российской Федерации, правилами и инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом организации, настоящим положением о службе деле производства и инструкцией по делопроизводству организации". При наличии отраслевых нормативно-методических документов или нормативно-методических актов по делопроизводству, разработанных данном учреждении, они должны быть включены в этот пункт.

Заканчивается раздел "Общие положения", как правило, пунктом о руководстве службы, в котором указывается наименование должности (управляющий делами, начальник канцелярии, заведующий общим отделом), порядок назначения и освобождения от должности; требования, предъявляемые к квалификации, и стажу работы. Возглавлять службу делопроизводства должен специалист с высшим или средним (в небольших организациях) специальным образованием.

В этом разделе можно указать, что служба делопроизводства имеет печать с обозначением своего наименования.

Второй раздел "Цели и задачи" можно построить на базе Типовой инструкции по делопроизводству, так как они отражены в ней достаточно полно; основными целями службы делопроизводства являются: организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба решает следующие задачи:

Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

Сокращение документооборота, унификация форм документов;

Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации (фирме, учреждении и т.д.) Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., 1994. С.96. .

Из основных целей и задач вытекает раздел "Функции". В нем необходимо подробно перечислить все работы, выполняемые службой. Именно этот раздел больше всего отражает специфику организации. При написании раздела также можно воспользоваться примерными положениями, где функции перечислены достаточно подробно, и добавить те специфические виды работ, которые характерны для вашей организации. Например, учет и хранение договоров, создание и ведение конкретных баз данных, ведение библиотеки и т.д.

Функции службы делопроизводства можно разделить на три группы:

Документирование управленческой деятельности;

Работа с документами;

Организационные виды работ.

К первой группе можно отнести:

Разработку и ведение табеля форм документов учреждения и альбома унифицированных форм документов;

Разработку бланков документов: для письма, общего бланка, бланков отдельных видов документов;

Тиражирование бланков и отдельных форм документов, их учет, обеспечение ими сотрудников, занимающихся составлением документов;

Составление документов по поручению руководства;

Оформление документов, их согласование, печатание, тиражирование;

Документирование работы совещаний;

Контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководству;

Контроль за оформлением документов, предназначенных к отправке.

Вторую группу функций лучше расположить в порядке выполнения делопроизводственных операций. Сюда входит:

Прием по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте и первичная (экспедиционная) обработка документов;

Регистрация документов;

Предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству;

Обеспечение доставки документов исполнителям;

Контроль за прохождением документов в организации;

Контроль за сроками исполнения документов;

Разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);

Информационно-справочное обслуживание;

Отправка документов по почте, телеграфу, телетайпу, факсу электронной почте;

Подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядки хранения документов в организации;

Формирование дел;

Организация экспертно-проверочной комиссии учреждения;

Подготовка дел для сдачи в архив;

Организация работы архива;

Организация работы с письмами и обращениями граждан.

К организационным видам работ относится:

Организация и обслуживание совещаний;

Организация приема посетителей;

Организация телефонных переговоров;

Методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях;

Совершенствование делопроизводства, внедрение новейших компьютерных технологий;

Организация повышения квалификации работников учреждения в сфере работы с документами и др.

Очень важен раздел "Права и ответственность". Права надо расписать как можно подробнее, помня, что служба делопроизводства имеет те права, которые сюда внесены. Обычно указываются права:

Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации;

Контролировать выполнение установленных правил работы с документами;

Определять задачи документационного обеспечения, подлежащие автоматизации;

Разрабатывать должностные инструкции на работников служб делопроизводства;

Запрашивать от структурных подразделений и сотрудников организации сведения, необходимые для работы;

Привлекать по поручению руководства специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов;

Проверять правильность оформления документов, представленных на подпись руководства и для отправки, возвращать для доработки документы, оформленные с нарушением требований ГОСТ;

Получать для руководства сведения из подразделений и вызывать сотрудников по поручению руководства;

Вести предварительный просмотр документов и определять их дальнейшее движение;

При организации приема определять приоритетность приема посетителей руководством;

Контролировать исполнение поручений руководителя;

Контролировать сроки исполнения документов, запрашивать у подразделений и исполнителей сведения о ходе исполнения документов;

Иметь доступ к информации (документам и базам данных) и т.д.

Вторая часть этого раздела - ответственность - может быть записана обобщенно типа "служба несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данным положением" или расписана более детально, исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность за неправильно оформление документов, представляемых на подпись руководителю их несоответствие установленным требованиям; за несвоевременна сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.

В Положении о службе может быть раздел "Руководство", в котором фактически отражена должностная инструкция руководителя службы. В нем указывается, что он назначается и увольняется руководителем организации, которому непосредственно подчиняется, его обязанности, права. Например, руководитель:

Распределяет обязанности между работниками службы делопроизводства;

Принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы делопроизводства;

Подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;

Докладывает руководителю о поступивших документах;

Представляет документы на подпись руководителю;

Докладывает и представляет посетителей и т.д.

Объем работы и сложность руководства зависят от структуры службы, численного ее состава, сложности применяемой техники, технологии работы с документами.

В разделе "Взаимоотношения" можно указать, что служба делопроизводства взаимодействует:

Со всеми структурными подразделениями по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы;

С юридической службой (юристом) - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

С кадровой службой - по вопросам подбора, перевода, увольнения кадров службы делопроизводства и повышения их квалификации;

Отделом (бюро) внедрения вычислительной техники (если такая служба есть) - по вопросам разработки и внедрения новейших информационных технологий, обеспечения средствами вычислительной техники.

Последний раздел - "Организация работы" - может содержать ли пункт о том, что служба делопроизводства работает в соответствии с Правилами внутреннего распорядка организации (фирмы). Если таких правил нет или есть особенность в работе сотрудников службы делопроизводства, например, ненормированный рабочий день, начало работы на 30 мин. раньше для первичной обработки документов до прихода сотрудников фирмы (организации) и т.п., то это должно найти отражение в этом разделе Положения. Заканчивается Положение пунктом о порядке реорганизации службы. Обычно это происходит в случае переподчинения службы, расширения ее функций, изменения внутренней структуры и сегодня наиболее часто с внедрением новых управленческих схем и компьютерных технологий.

Даже краткое изложение содержания Положения о службе делопроизводства показывает важность этого документа, четко расписывающего порядок работы подразделения. Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем четче строится и легче организуется в дальнейшем работа подразделения.

Оформляется Положение на общем бланке, подписывается руководителем службы и утверждается руководителем организации (фирмы).

Имея Положение о службе делопроизводства, в котором указаны возложенные на нее задачи и функции, определяют общий объем работ. Для этого можно воспользоваться "Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работу по документационному обеспечению управления" Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления. Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. №72. ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. - М., 1995, 26 с. , "Укрупненными нормативами времени работу по делопроизводственному обслуживанию" и "Нормами времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления" Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152. ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. - М., 1993, 77 с. . Соответственно устанавливают численный и должностной состав службы делопроизводства. На каждого предполагаемого работника (вакантную должность) должна быть составлена должностная инструкция Бондарева Т.О. Организация службы делопроизводства. - М., 2000. - ЮНИТИ-ДАНА, 467 с. .

2 ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ

Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет.

Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:

Общие положения;

Функции;

Должностные обязанности;

Ответственность;

Взаимоотношения (связи по должности).

"Общие положения" в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия.

Чаще всего от работника службы делопроизводства, секретаря-референта и секретаря требуется сегодня наличие высшего или среднего специального образования, умение работать на компьютере, определенный стаж работы, а для секретаря-референта - знание иностранного языка. Подчиняются работники службы делопроизводства руководителю службы, но секретари-референты (секретари) имеют двойное подчинение - они подчиняются непосредственно руководителю (организации, структурного подразделения) и по вопросам организации делопроизводства - начальнику службы делопроизводства.

Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности. В обобщенном виде эти акты указаны в рассмотренном выше Положении о службе делопроизводства.

Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Следующий раздел - "Функции". В нем указывают основные направления деятельности, а в разделе "Должностные обязанности" уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - "Функции и должностные обязанности" (или "Основные задачи и обязанности"). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, Разработанных Институтом труда и утвержденных Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. - М., Минтруда, 1998. .

Из квалификационных характеристик можно использовать раздел "Должностные обязанности".

Так, в квалификационной характеристике зав. канцелярией небольшой организации его должностные обязанности сводятся к следующему:

Организует работу канцелярии;

Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;

Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и и1 правильным оформлением, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;

Организует работу по регистрации, учету, хранению и передачу в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в т.ч. приказов и распоряжений руководства;

Организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение;

Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение;

Принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда;

Осуществляет методическое руководство организацией дела производства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;

Обеспечивает печатание и размножение служебных документов;

Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний организует их техническое обслуживание;

Организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.

Квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, приведенные в справочнике квалификационных характеристик, фактически аналогичны. Добавлены лишь обязанности машинописного оформления документов у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик.

Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:

Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделений;

Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;

Организует телефонные переговоры руководителя;

Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит до его сведения их содержание;

Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы;

Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.);

Печатает по указанию руководителя различные материалы;

Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;

Принимает документы на подпись руководителю;

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

Как видим, приведенные характеристики достаточно подробно перечисляют должностные обязанности и помогут при написании разделов конфетной должностной инструкции.

В новом квалификационном справочнике с квалификационными характеристиками, утвержденными в 1998 г., впервые появилась квалификационная характеристика делопроизводителя.

Она рассчитана прежде всего на коммерческие организации, где секретарь один ведет организационное и информационно-документационное обслуживание всей фирмы.

Должностные обязанности секретаря руководителя изложены так:

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно - распорядительной деятельности руководителя предприятия,

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора обработки и представления информации при подготовке и принятии решений,

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия,

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

Следит за своевременным рассмотрением и представление структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение,

Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников,

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив,

Копирует документы на персональном ксероксе.

Как видно из приведенной квалификационной характеристики, к делопроизводителю предъявляются достаточно высокие требования к кругу выполняемых им работ. При этом предполагается свободное владение компьютерной техникой, самостоятельное составление по поручению руководителя документов, редактирование полученных проектов документов, ведение контроля за исполнением и т.д. Эти требования и круг обязанностей, включающие многие творческие виды работ, предопределяют необходимость высшего профессионального образования, но пока допускается и среднее профессиональное образование при наличии опыта работы.

Безусловно, обязанности секретарей руководителей различных Уровней будут отличаться как по содержанию работы, так и по объему. Например, у секретаря руководителя учреждения значительно больше обязанностей по организации приема посетителей, а делопроизводитель структурного подразделения может вести учет рабочего времени сотрудников отдела, у него большой объем работ по перепечатке документов, формированию дел и т.д.

В обязанности ответственного за ведение делопроизводства структурном подразделении обычно включают:

Прием поступивших в отдел документов и передача их руководителю на рассмотрение;

Заполнение регистрационно-контрольной карточки (РКК) при децентрализованной системе регистрации;

Внесение резолюции руководителя, сведений о движении документа, его исполнении (как при централизованной, так и при централизованной системе регистрации);

Передача документа исполнителю;

Сроковый контроль за исполнением документов и поручений руководителя;

Сообщение инспектору по контролю (в бюро контроля) об исполнении документов в отделе и снятии их с контроля;

Проверка правильности оформления документов, представляемых на визу или подпись руководителю отдела и для отправки;

Прием от исполнителя и передача документов для машинописного оформления;

Передача документов на отправку или (при децентрализованной системе делопроизводства) их отправка, включая факс и электронную почту;

Участие в составлении номенклатуры дел подразделения;

Формирование дел в подразделениях в соответствии с номенклатурой дел;

Подготовка и сдача дел структурного подразделения в архив.

В обязанности машинисток (операторов ПЭВМ) входит:

Выполнение машинописных работ с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на ПЭВМ или пишущих машинках различных систем;

Печатание под диктовку;

Распечатка записей с диктофонов и магнитофонов;

Уход за используемой техникой, контроль за ее состоянием.

В крупных организациях, где перепечатка и окончательное оформление документов ведется централизованно в бюро печати, в обязанности заведующего бюро, осуществляющего руководство работой операторов ПЭВМ (машинисток), можно внести:

Прием документов на печать и распределение их между операторами ПЭВМ (машинистками);

Учет выполненных работ;

Контроль за сроками выполнения работ;

Контроль за качеством выполнения работ;

Учет и обеспечение сохранности бланков документов, находящихся в бюро;

Обеспечение сохранности принимаемых документов и фонограмм;

Оборудование рабочих мест операторов ПЭВМ (машинисток);

Обеспечение работников бумагой и другими необходимыми материалами;

Контроль за состоянием ПЭВМ, принтеров, диктофонов, пишущих машин, организация их своевременного ремонта. В свободное время заведующий бюро также занимается машинописными работами.

В должностной инструкции инспектора по контролю как функция записывается контроль за исполнением документов, поставленных на контроль, а в должностных обязанностях указывают:

Постановку документа на контроль (с помощью ПЭВМ или традиционной сроковой картотеки);

Получение от структурных подразделений или от исполнителей данных о ходе исполнения документа;

Проставление в контрольно-регистрационной карточке отметок о ходе исполнения документов (его передаче, промежуточных этапах исполнения и т.д.);

Проставление отметки об окончательном исполнении документа и снятие документа с контроля;

Информирование руководства о ходе исполнения документов;

Составление сводок об исполнении документов и т.д.

Если в составе службы делопроизводства выделяется работник по обработке поступающих и отправляемых документов, ему в должностной инструкции в разделе "Функции и обязанности" можно указать:

При обработке входящих документов:

Проверка правильности адресования документов и целостности упаковки;

Вскрытие пакетов и проверка правильности вложений;

Проверка читаемости полученных по факсу сообщений и сообщение отправителю о необходимости повторной передачи;

Проставление отметки о получении документа;

Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;

Передача регистрируемых документов на регистрацию;

Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения;

Общий учет количества входящих документов.

При обработке отправляемых документов:

Проверка правильности оформления отправляемых документов и их комплектности;

Проставление адреса на конверте, вложение документов в конверт;

Маркирование почтовых отправлений;

Составление описей на заказную почту;

Отправка факсов и сообщений электронной почты;

Общий учет количества отправляемых из организации документов и т.д.

В должностные обязанности курьера обычно записывают:

Доставку корреспонденции с почты и доставку на почту в установленное время;

Доставку документов по городу;

Доставку документов в структурные подразделения;

Запись рассылаемых и получаемых документов в рассыльной книге и т.д.

Приведенные примеры, конечно, далеко не исчерпывают всех должностных обязанностей работников службы делопроизводства. Отдельному работнику может быть поручена регистрация документов - и это найдет отражение в его должностной инструкции. Другому-- копировально-множительные работы. Свои специфические обязанности имеет заведующий архивом или ответственный за архивное хранение.

Все функции, записанные в Положении о службе делопроизводства, должны быть включены в должностные инструкции работнике службы. При этом должно быть ясно, кто какой работой занимается и за что отвечает.

В том и состоит особенность должностной инструкции на конкретного работника, что она перечисляет именно его функции и должностные обязанности. Поэтому набор функций и должностных обязанностей всегда индивидуален, хотя и может составляться на базе типовых должностных инструкций.

Чем детальнее в разделе "Функции и должностные обязанности" будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость.

Раздел "Права" очень важен для работника. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Например, для секретаря или работника, ведущего предварительный просмотр документов, записывается право предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя руководителя.

Для секретаря руководителя - право при организации приема определения приоритетности приема посетителя; "фильтрации" телефонных звонков; контроля за правильностью оформления документов до представления их на подпись руководителя.

Для работников, в обязанности которых входит отправка документов - контроль за правильностью оформления документов, предназначенных к отправке, и возвращение их на дооформление.

Очень важны права доступа к информации и запроса информации и документов для руководителя.

Для секретаря, перепечатывающего документы, надо записать право возврата документов с нечитаемыми фрагментами текста или неразборчивой правкой, а для заведующего архивом - право не принимать дела, оформленные с нарушением правил.

Раздел должностной инструкции "Ответственность" может быть написан обобщенно типа "работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией" или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие установленным требованиям; несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения архив и т.д.

Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Работая над этим разделом, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со ст. 15 Кодекса < административных правонарушениях, "Должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка... и других правил, обеспечение выполнения которых входит их служебные обязанности". За нарушения трудовой дисциплины применяются дисциплинарные взыскания (ст. 135 КЗоТ). В случае материальной ответственности за ущерб, причиненный организации, в соответствии со ст. 121 КЗоТ работник несет материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость.

Раздел "Взаимоотношения" (связи по должности) также очень в жен для организации работы. Обычно в нем обобщенно записываю что работник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке передаче информации и документов. Но значительно легче работать, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками данный работник взаимодействует. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передает документы, в какие сроки.

В последнее время во многих должностных инструкциях появился раздел "Оценка работы". Основные критерии: своевременность выполнения работы и ее качество.

Можно дополнить должностную инструкцию и другими разделами, например, "Организация рабочего места", "Распорядок рабочего дня" и т.д.

Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке ее пересмотра. Он может быть записан так: "До замены новой" или "Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций работника". Возможно указание заранее установленного срока замены, например; раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т.д.

Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка и утверждается руководителем. Например:

3 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧИХ МЕСТ

Большое значение в работе управленческого аппарата имеет организация рабочих мест сотрудников и создание благоприятных условий труда.

Управленческий труд обычно отличается малой двигательной активностью, монотонностью, длительным нахождением в закрытом помещении. Все это вызывает быструю утомляемость и, естественно, отражается на результатах труда. Поэтому при организации труда управленческого персонала, в состав которого входят и работники службы делопроизводства, большое внимание должно уделяться устройству и планировке служебных помещений, поддержанию в них соответствующего нормам освещения, температурного режима, устранению шумов, оборудованию рабочих мест в соответствии с выполняемыми функциями, установлению рационального режима труда.

При выборе помещения для службы делопроизводства надо учитывать, что в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 м 2 на одного работника. Кроме того, принимается во внимание возможность установки и размещения оборудования и прежде всего персональных ЭВМ, сканеров, факсов, принтеров, которые очень активно используются сегодня в сфере управления. Поэтому, определив состав и тип предполагаемых к размещению технических средств и вспомогательного оборудования, учитывают суммарную площадь, необходимую их размещения. Скопление в небольшом помещении, где работает несколько человек, большого количества средств автоматизации и механизации значительно изменяет микроклимат в комнате, условия труда и приводит к быстрой утомляемости. Поэтому расчет площади на одного сотрудника, работающего за дисплеем компьютера, ведется от нормы 6 м 2 на человека. Рабочие места с мониторами должны располагаться на расстоянии между собой не менее 1,5 м. При большом количестве технических средств удобнее с помощью передвижных перегородок или офисной мебели отделить несколько рабочих зон. Помещение всегда должно быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами. Повышенные требования к вентиляции (скорости воздухообмена) предъявляют скоростные копировальные и печатающие устройства.

Не меньшее значение имеет правильное освещение рабочих мест. Недостаток освещения часто является одной из причин утомляемости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди. Искусственное освещение рабочих мест может быть общим (светильники расположены на потолке) или местным, когда на каждом рабочем месте имеется настольная лампа. Оно должно быть достаточным по уровню и равномерности освещения.

При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей.

Не менее важен и температурный режим. В помещении рекомендуется поддерживать температуру 22-24°С, а влажность 40-60%. Служба делопроизводства находится обычно рядом с приемной руководителя, а секретарь-референт располагается в приемной руководителя или фирмы. Если учесть, что приемная - это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создается первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно значение, которое придается ее оборудованию.

Служба делопроизводства также одно из наиболее посещаемых подразделений учреждения, поэтому его интерьеру уделяется повышенное внимание. Рабочее место сотрудника, которому приходится по роду деятельности наиболее часто принимать посетителей, надо размещать недалеко от входа в помещение. При размещении мест сотрудников, работающих в одной комнате, принимаются во внимание их деловые контакты. Постоянно работающие шумные устройства желательно располагать в отдельном помещении, оборудованном звукоизолирующими материалами. Располагая рабочие места, учитывают размеры, рекомендуемые для проходов:

- ширина прохода для одного человека - 60 см;

- для двух человек - 80 см;

- для трех человек - 100 см;

- между столами - 55 см;

- между отопительными приборами и рабочим столом - 55 см;

- между стеной и столом - 65 см.

Нежелательно располагать экран дисплея напротив окон, а работающему на дисплее - сидеть лицом к окнам.

Рабочее место каждого сотрудника оборудуется с учетом его функциональных обязанностей. Например, рабочее место секретаря руководителя или секретаря фирмы состоит из трех зон: основная, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.

Большое значение имеет выбор мебели. Габариты мебели должны соответствовать площади помещения и она не должна загромождать комнату. Выбирая мебель, учитывают антропологические показатели сотрудника. Так как работнику службы делопроизводства приходится много сидеть, очень важен выбор удобного стула или кресла с регулируемой высотой сиденья. Например, удобны кресло и стулья со спинкой большой высоты с двумя изгибами: для поясничного и грудного отделов позвоночника.

Шкафы должны обеспечивать вертикальное хранение папок и быстрый обзор дел, а рабочие столы - регулироваться по высоте в пределах 680-760 мм. Ящики в столах должны соответствовать размерам документов и папок, легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены. К столам часто предусматриваются приставки. Сегодня различными фирмами выпускается достаточное количество рациональных комплектов мебели для приемной и офисных помещений.

Для каждого рабочего места должен быть предусмотрен набор простейших средств оргтехники, например, многоярусные лотки для сбора документов, календарь-еженедельник, настольный органайзер с, ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записей, папки для текущего хранения документов и т.д.

Набор технических средств работника службы делопроизводства должен соответствовать его функциональным обязанностям, но сегодня почти обязательным для каждого рабочего места в службе делопроизводства является компьютер и телефон (внутренней связи или с выходом на городскую сеть).

Если есть бюро (группа) машинописных работ, то оно оснащаете персональными компьютерами, диктофонами, скоростным принтером, сшивателями документов, стеллажами и шкафами для хранения бланков документов, машиной для уничтожения документов и т.п. Участок копировально-множительных работ кроме копировальной техник может иметь переплетно-брошюровочные, подборочные, бумагорезательные машины и др.

Для первичной обработки входящих и исходящих документов нужен сшиватель документов, конвертовскрывающая, конвертозаклеивающая, фальцевальная и маркировальная машины, ламинатор, штемпелевальный аппарат и т.д.

При традиционной регистрации документов и контроле исполнения нужны настольные картотеки.

Для хранения дел используются стеллажи, шкафы, металлические сейфы.

Выбор средств оргтехники постоянно расширяется и приспосабливается к внедрению автоматизированных технологий.

Правильно оборудованное рабочее место, красивый дизайн служебного помещения, здоровый микроклимат создают хорошее рабочее настроение и повышают производительность труда.

Заключение

Основными задачами делопроизводителя является постановка и ведение информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований. На делопроизводителя обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационного обеспечения управления) в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением).

Весь процесс управления пронизан информацией, являющей основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любо фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От ее рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбор; решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и в конечном счете достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Список литературы

1. Бондарева Т.О. Организация службы делопроизводства. - М., 2000. - ЮНИТИ-ДАНА, 467 с.

2. Воронин М.Г. Назначение и состав структуры службы делопроизводства. - М., 1999. - Высш. шк., 348 с.

3. Рогожин М.Ю. Задачи и функции службы делопроизводства. - М., Изд-во РДЛ, 2000. - 400 с.

4. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие - М. Издательство РДЛ, 2000. - С. 247.

5. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. - М., 1995; Квалификационный справочник должностей руководителей специалистов и других служащих. - М., Мин руд РФ, 1998.

6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991. - С.64 - 66.

7. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии - М., 1998, С. 5-6.

8. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., 1994. С.96.

9. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998, с.3.

10. ГОСТ 16.487-88. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Издательство стандартов, 1989.

11. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

12. Единая государственная система делопроизводства. - М., 1975. С.76.

13. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. - 5-е изд.,перераб. и доп. - М.:СПб.: Герда, 2001 - 299 с.

14. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2001 - 348 с.

15. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практичес-кое пособие с образцами документов. -- М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с.

16. Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. посо-бие. - М.: МИФИ, 1996, 68 с.

17. Ларин М.В. Управление документацией и новые информацион-ные технологии. -- М.: Научная книга, 1998, 137 с.

18. Журнал "Секретарское дело", № 34 от 05. 1999.

19. Журнал "Делопроизводство", № 24 орт 06. 2000.

20. Володин В.В, Ермолаева А.А. Организация делопроизводства в органах представительной и исполнительной власти. - Саратов, 2001.

21. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2002.

22. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления. Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. №72. ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. - М., 1995, 26 с.

23. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152. ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. - М., 1993, 77 с.

24. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - 272 с.

25. Организация службы делопроизводства. /Под ред. В.Л. Кудряева. - М.: Интел - Синтез,1999.

26. Сотов М.О. Делопроизводство. - М.: Русская Деловая Литература, 1990.

Подобные документы

Основы делопроизводства и его основные компоненты. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Виды классификации документов. Направления совершенствования документационного обеспечения в туризме на основе научно-обоснованных принципов и методов.

реферат , добавлен 24.07.2010


Организация документационного обеспечения управления ЗАО "Технолига". Порядок работы в компании с исходящими документами. Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации. Подготовка документов к передаче в архив.

дипломная работа , добавлен 11.03.2009


Правовое регулирование документационного обеспечения управления. Функции и сущность службы ДОУ в деятельности предприятий и организаций. Построение эффективной системы делопроизводства. Разработка нормативных документов государственного действия.

курсовая работа , добавлен 07.12.2014


Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Анализ организации документационного обеспечения управлением в ООО "ВолнаАвто". Применение автоматизированных технологий организации делопроизводства на исследуемом предприятии.

дипломная работа , добавлен 12.11.2015


Перечень нормативных документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения управления предприятия. Служба современного предприятия, ее назначение, задачи. Квалификационный состав. Организационно–распорядительная документация службы ДОУ.

курсовая работа , добавлен 05.12.2008


Характеристика документационного обеспечения управления на современном этапе. Функции, задачи и служебный распорядок работы Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области, проблемы документационного обеспечения и пути их решения.

дипломная работа , добавлен 26.12.2010


Понятие, функции и классификация документов в системе документационного обеспечения управления. Юридическая сила документа. Фиксация, отображение информации в документе. Обеспечение документооборота в организации. Понятие и схемы движения документов.

контрольная работа , добавлен 06.03.2012


Общая характеристика деятельности ООО "Фудзияма", состав организационно–правовых, распорядительных и информационно–справочных документов организации. Пути совершенствования документационного обеспечения и автоматизации делопроизводства организации.

дипломная работа , добавлен 05.03.2011


Организация службы документационного обеспечения управления. Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания. Контроль за сроками исполнения документов. Формирование и хранение дел в делопроизводстве, передача дел в архив.

реферат , добавлен 22.01.2010


Общие принципы организации документационного обеспечения управления в РФ. Порядок применения печатей и штампов, их формы, размеры и реквизиты. Документ как важнейший носитель информации. Нормативно-правовая база делопроизводства в современной России.

Большое значение в работе управленческого аппарата имеет организация рабочих мест сотрудников и создание благоприятных условий труда.

Управленческий труд обычно отличается малой двигательной активностью, монотонностью, длительным нахождением в закрытом помещении. Все это вызывает быструю утомляемость и, естественно, отражается на результатах труда. Поэтому при организации труда управленческого персонала, в состав которого входят и работники службы делопроизводства, большое внимание должно уделяться устройству и планировке служебных помещений, поддержанию в них соответствующего нормам освещения, температурного режима, устранению шумов, оборудованию рабочих мест в соответствии с выполняемыми функциями, установлению рационального режима труда.

При выборе помещения для службы делопроизводства надо учитывать, что в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 м 2 на одного работника. Кроме того, принимается во внимание возможность установки и размещения оборудования и прежде всего персональных ЭВМ, сканеров, факсов, принтеров, которые очень активно используются сегодня в сфере управления. Поэтому, определив состав и тип предполагаемых к размещению технических средств и вспомогательного оборудования, учитывают суммарную площадь, необходимую их размещения. Скопление в небольшом помещении, где работает несколько человек, большого количества средств автоматизации и механизации значительно изменяет микроклимат в комнате, условия труда и приводит к быстрой утомляемости. Поэтому расчет площади на одного сотрудника, работающего за дисплеем компьютера, ведется от нормы 6 м 2 на человека. Рабочие места с мониторами должны располагаться на расстоянии между собой не менее 1,5 м. При большом количестве технических средств удобнее с помощью передвижных перегородок или офисной мебели отделить несколько рабочих зон. Помещение всегда должно быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами. Повышенные требования к вентиляции (скорости воздухообмена) предъявляют скоростные копировальные и печатающие устройства.

Не меньшее значение имеет правильное освещение рабочих мест. Недостаток освещения часто является одной из причин утомляемости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди. Искусственное освещение рабочих мест может быть общим (светильники расположены на потолке) или местным, когда на каждом рабочем месте имеется настольная лампа. Оно должно быть достаточным по уровню и равномерности освещения.

При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей.

Не менее важен и температурный режим. В помещении рекомендуется поддерживать температуру 22-24°С, а влажность 40-60%. Служба делопроизводства находится обычно рядом с приемной руководителя, а секретарь-референт располагается в приемной руководителя или фирмы. Если учесть, что приемная - это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создается первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно значение, которое придается ее оборудованию.

Служба делопроизводства также одно из наиболее посещаемых подразделений учреждения, поэтому его интерьеру уделяется повышенное внимание. Рабочее место сотрудника, которому приходится по роду деятельности наиболее часто принимать посетителей, надо размещать недалеко от входа в помещение. При размещении мест сотрудников, работающих в одной комнате, принимаются во внимание их деловые контакты. Постоянно работающие шумные устройства желательно располагать в отдельном помещении, оборудованном звукоизолирующими материалами. Располагая рабочие места, учитывают размеры, рекомендуемые для проходов:

• - ширина прохода для одного человека - 60 см;
• - для двух человек - 80 см;
• - для трех человек - 100 см;
• - между столами - 55 см;
• - между отопительными приборами и рабочим столом - 55 см;
• - между стеной и столом - 65 см.

Нежелательно располагать экран дисплея напротив окон, а работающему на дисплее - сидеть лицом к окнам.

Рабочее место каждого сотрудника оборудуется с учетом его функциональных обязанностей. Например, рабочее место секретаря руководителя или секретаря фирмы состоит из трех зон: основная, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.

Большое значение имеет выбор мебели. Габариты мебели должны соответствовать площади помещения и она не должна загромождать комнату. Выбирая мебель, учитывают антропологические показатели сотрудника. Так как работнику службы делопроизводства приходится много сидеть, очень важен выбор удобного стула или кресла с регулируемой высотой сиденья. Например, удобны кресло и стулья со спинкой большой высоты с двумя изгибами: для поясничного и грудного отделов позвоночника.

Шкафы должны обеспечивать вертикальное хранение папок и быстрый обзор дел, а рабочие столы - регулироваться по высоте в пределах 680-760 мм. Ящики в столах должны соответствовать размерам документов и папок, легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены. К столам часто предусматриваются приставки. Сегодня различными фирмами выпускается достаточное количество рациональных комплектов мебели для приемной и офисных помещений.

Для каждого рабочего места должен быть предусмотрен набор простейших средств оргтехники, например, многоярусные лотки для сбора документов, календарь-еженедельник, настольный органайзер с, ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записей, папки для текущего хранения документов и т.д.

Набор технических средств работника службы делопроизводства должен соответствовать его функциональным обязанностям, но сегодня почти обязательным для каждого рабочего места в службе делопроизводства является компьютер и телефон (внутренней связи или с выходом на городскую сеть).

Если есть бюро (группа) машинописных работ, то оно оснащаете персональными компьютерами, диктофонами, скоростным принтером, сшивателями документов, стеллажами и шкафами для хранения бланков документов, машиной для уничтожения документов и т.п. Участок копировально-множительных работ кроме копировальной техник может иметь переплетно-брошюровочные, подборочные, бумагорезательные машины и др.

Для первичной обработки входящих и исходящих документов нужен сшиватель документов, конвертовскрывающая, конвертозаклеивающая, фальцевальная и маркировальная машины, ламинатор, штемпелевальный аппарат и т.д.

При традиционной регистрации документов и контроле исполнения нужны настольные картотеки.

Для хранения дел используются стеллажи, шкафы, металлические сейфы.

Выбор средств оргтехники постоянно расширяется и приспосабливается к внедрению автоматизированных технологий.

Правильно оборудованное рабочее место, красивый дизайн служебного помещения, здоровый микроклимат создают хорошее рабочее настроение и повышают производительность труда.